Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?
Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.
Cote et paraphe : de quoi s'agit-il ?
La cote sert à numéroter les pages de certains livres, registres ou répertoires pour éviter toute substitution. Le paraphe est une signature faite à une date certaine sur les documents sociaux par une autorité compétente.
La cote et la paraphe ont pour but d'empêcher toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression du document dans le registre.
À savoir
Vous devez faire coter et parapher vos documents avant leur utilisation.
Quels documents doivent obligatoirement être paraphés et cotés ?
Selon le type de société, vous devez obligatoirement faire parapher et coter certains documents.
Société à responsabilité limitée (SARL)
SARL (plusieurs associés)
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
EURL
Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
Société par actions simplifiée (SAS)
SAS (plusieurs associés)
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
SASU (associé unique)
Le registre des décisions de l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
Société anonyme (SA)
SA à conseil administratif
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.
À savoir
Les registre peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
SA à directoire et conseil de surveillance
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.
À savoir
Les registres peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
Société civile
Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.
Comment faire parapher ou coter un document ?
Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des personnes suivantes :
Maire ou adjoint au maire
Où s'adresser ?
Greffier du tribunal de commerce
Où s'adresser ?
Juge du tribunal judiciaire
Où s'adresser ?
Combien cela coûte-t-il de faire parapher et coter un document ?
Tribunal de commerce et tribunal judiciaire
Faire coter et parapher un document coûte 2,69 € , auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.
Mairie
Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.
Et aussi...
Pour en savoir plus
- Signature électronique
Source : France Num - Tarifs des greffes des tribunaux de commerce
Source : Infogreffe
Où s'informer ?
Textes de référence
- Code de commerce : articles R221-1 et R222-3
SARL - Code de commerce : article R223-26
SARL - Code de commerce : article R225-22
SA - Code de commerce : article R225-49
SA - Code de commerce : article R225-106
SA - Code de commerce : article L227-1
SAS - Décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 : article 45
Société civile